Comment changer de logiciel de paie ?
Idéalement, le changement de logiciel se fait au mois de janvier pour repartir sur une nouvelle année civile, néanmoins, il est possible aussi de changer en cours d’année.
1) De quoi avez-vous besoin pour réussir votre migration ?
Pour optimiser votre changement de logiciel de paie, voici la liste des indispensables :
Les informations sur votre entreprise : N° SIRET, adresse, convention collective applicable, RIB, etc.
Les informations sur vos salariés : numéro de sécurité sociale, date et lieu de naissance, adresse, contrat de travail, etc.
La notification de votre taux d’accident de travail (à récupérer sur net-entreprises).
L’effectif N-1 (à récupérer sur le site de l’URSSAF si vous avez un doute)
Le compte rendu CRM de la DGFIP pour les taux de prélèvements à la source (à récupérer sur net-entreprises)
Le nom de votre caisse de retraite et de l’URSSAF dont vous dépendez
Les fiches de paramétrages des organismes complémentaires (mutuelle / prévoyance) au format xml et pdf
Le numéro de contrat DSN pour chaque salarié (à récupérer soit sur votre ancien logiciel soit dans le fichier DSN sur le segment S21.G00.40.009).
Les cumuls des congés payés (nombre et base) au dernier mois de paie avant le changement de logiciel
2) Migration au 1ᵉʳ janvier
Le changement de logiciel est grandement facilité quand il se fait au 1ᵉʳ janvier. Cette solution est donc à préconiser.
Voici les grandes étapes :
création du dossier sur macompta.fr
choix du dossier modèle
création de la fiche établissement
paramétrage de vos caisses de cotisations
création des fiches salariés
reprise des compteurs congés payés
paramétrage des cotisations prévoyance et mutuelle
génération de bulletins test pour vérifier si le paramétrage est bon
génération d’une DSN test pour vérifier si le paramétrage est bon
3) Migration en cours d’année
Une migration en cours d'année est possible mais plus longue.
En effet, au niveau des bulletins :
→ Les cumuls de bas de bulletin reprennent les informations des bulletins déjà effectuées sur l'année.
→ Certaines cotisations/rubriques se basent sur les informations présentes dans les bulletins antérieurs (effectués sur l'année en cours) afin de se calculer (exemple : la réduction générale de cotisation, toute cotisation ayant un système de calcul par tranche).
Il sera donc nécessaire, en plus des étapes décrites ci-dessus, d'ajouter l’étape suivante :
10. Reprise sur Macompta.fr de l'intégralité des bulletins déjà effectués sur un autre logiciel depuis le début de l'année.
C’est pour cette raison qu'il est recommandé de privilégier le changement de logiciel au 1ᵉʳ janvier.
4) Point d'attention au niveau de la migration
Étape 2 : choix du dossier modèle
En cas de doute lors du choix du modèle de dossier, merci de contacter l'assistance afin qu'il nous soit possible de vous indiquer lequel sélectionner.
💡Pour plus de détails, sur les dossiers modèles, nous vous invitons à consulter notre tutoriel 001 - Choix du dossier modèle.
Étape 5 : création de vos fiches salarié
À l'étape "4 Contrat", renseignez dans le champ "Numéro du contrat" le numéro de contrat utilisé sur votre ancien logiciel :
💡 Une anomalie sera remontée dans les comptes rendus DSN réceptionnés suite au dépôt de la DSN, si le numéro de contrat d'un salarié ne correspond pas au numéro de contrat qui était présent dans la DSN précédente.
Étape 6 : reprise des compteurs congés payés
Une fois vos fiches salariés créées, renseignez dans celles-ci le solde des CP et le cumul des salaires N-1.
💡Une fois ces informations renseignées, celles-ci seront reprises dans le bulletin du salarié à la création de son prochain bulletin.
Etape 7 : paramétrage des cotisations prévoyance et mutuelle
Une fois vos fiches salariés créées, si des contrats prévoyances ou mutuelles sont en place au niveau de votre entreprise, une fois les contrats et cotisations paramétrées sur votre dossier, allez dans vos fiches salariés dans la rubrique "Contrat de prévoyance", pour y rattacher les cotisations mutuelles et prévoyances auxquelles vos salariés cotisent.
💡Les cotisations mutuelles et prévoyances ainsi rattachées à vos salariés seront automatiquement intégrées à la création du prochain bulletin de votre salarié.
💡Pour le paramétrage de vos cotisations mutuelles et prévoyances, transmettez nous vos fiches de paramétrage au format xml et pdf ainsi que la répartition entre la part patronale et salariale des cotisations, Macompta.fr se charge du reste.
Étape 8 : à la création de bulletin test
Comme indiqué ci-dessus, les cotisations ayant un calcul par tranche tiennent compte des informations présentes sur les bulletins déjà effectués sur l'année. Si vous souhaitez comparer un bulletin effectué sur votre ancien logiciel avec un bulletin test effectué sur Macompta.fr, nous vous invitons donc à comparer :
→ le bulletin de janvier d'un salarié
→ le 1er bulletin du salarié sur l'année en cas de début de contrat en cours d'année