Le logiciel Devis Facturation vous donne la possibilité de créer différents documents commerciaux, devis, bons de livraison, factures et avoirs.
Paramétrage de la numérotation :
Lors de la première utilisation, il sera nécessaire de paramétrer la numérotation de vos documents commerciaux.
Pour vous guider, vous pourrez effectuer ce paramétrage à l’aide de l’assistant disponible dès l’accès au menu :
Facturation > Documents > Choix d’un type de document
Vous pourrez choisir « Créer par défaut », ce qui générera automatiquement les formats suivants :
Devis :
DE000001Bon de livraison :
BL000001Facture :
FA000001Avoir :
AV000001
Si vous souhaitez utiliser une numérotation spécifique ou conserver une continuité avec votre ancienne numérotation, il faudra cliquer sur « Paramétrer ».
Le paramétrage devra être effectué pour chaque type de document utilisé sur le logiciel.
Options disponibles pour chaque type de document
Vous pourrez choisir :
un préfixe (4 caractères alphanumériques maximum, sans espace),
un séparateur (
/ou-),l’intégration de l’année dans la numérotation,
l’intégration du mois dans la numérotation (uniquement si l’année est présente),
un numéro de départ,
une réinitialisation automatique du compteur chaque année civile (uniquement si l’année est présente).
Création des documents
Nous allons voir dans un premier temps comment créer un devis, puis comment créer des articles, des commentaires et enfin transformer les documents.
Création d’un devis
Pour créer un devis :
Rendez-vous dans le menu : Facturation > Devis
Cliquez sur « Ajouter un devis ».
Avant de commencer votre document, il est nécessaire de sélectionner un partenaire (client, adhérent, etc.).
Création d’une fiche client
Le code client peut être numérique ou alphabétique et doit comporter entre 2 et 12 caractères.
Vous pouvez aussi créer vos clients depuis le menu :
Comptabilité > Partenaires > Clients > Liste des clients
en cliquant sur l’icône
Il vous est également possible d'importer une liste de client, pour cela, nous vous invitons à consulter la FAQ 303 https://help.macompta.fr/fr/articles/124731-303-import-fiches-tiers-et-articles
Une fois votre client sélectionné, vous aurez ensuite accès au corps du document pour créer des articles et des commentaires :
Création d’un article
Une fois le client sélectionné, vous pourrez accéder au corps du document afin d’ajouter des articles et des commentaires.
Pour créer un article, les informations suivantes sont demandées :
la nature de l’article :
Prestation
Vente
Mixte
une référence de 2 à 20 caractères sans espaces,
une désignation.
un poste de recette correspond aux comptes créés depuis :
Paramètres > Comptabilité > Liste des comptes
Le poste de TVA ainsi que le taux seront automatiquement proposés selon le paramétrage du compte de recette sélectionné au dessus.
Vous devez renseigner un prix de vente HT.
Le prix TTC sera calculé automatiquement selon le taux de TVA choisi.
Attention : une modification manuelle du montant ne sera pas sauvegardée sur la fiche article.
Mentions légales des factures
Les factures doivent respecter certaines mentions légales obligatoires.
Vous pouvez retrouver ces informations sur le site officiel :
Les modèles proposés sur macompta.fr respectent ces obligations réglementaires.
Gestion des arrondis
Légalement, la facture doit être présentée hors taxes et la TVA calculée sur le montant HT.
Le logiciel recalcule donc automatiquement un montant HT à partir du TTC affiché, puis calcule la TVA correspondante.
Conformément à la règle d’arrondi de la DGFIP :
l’arrondi appliqué est le suivant :
si le troisième chiffre après la virgule est égal ou supérieur à 5, l’arrondi est effectué au centime supérieur.
Création d’un commentaire
Pour ajouter un commentaire, il suffit de le saisir directement dans le document.
Attention : ce commentaire ne sera pas sauvegardé pour les prochains documents.
Il est toutefois possible de créer des commentaires modèles depuis le menu :
Paramètres > Facturation > Général > Commentaires modèles
La limite est de 255 caractères espaces compris.
Ces commentaires seront ensuite enregistrés et réutilisables lors de la création de futurs documents.
Transformation d’un devis
Une fois votre devis validé par le client, il peut être transformé en :
bon de livraison,
facture.
Pour cela :
cliquez sur l’icône « Valider le document » dans le devis,
ouutilisez le menu « Plus d’options » dans la liste des devis, puis sélectionnez :
« Créer facture ou BL ».
La transformation du devis en facture sera ensuite visible dans la liste des devis.
La transformation du devis en facture sera ensuite visible dans la liste des devis.
Création d’une facture
La création d’une facture fonctionne de la même manière qu’un devis :
sélection du client,
ajout des articles,
ajout des commentaires.
Une fois la facture terminée, il faut cliquer sur :
« Valider le document »
afin de retirer la mention « provisoire » lors de l’édition.
Modification d’une facture validée
Un document validé ne peut plus être modifié ni supprimé.
Pour corriger une facture validée, il est nécessaire de créer un avoir.
Transformation d’une facture en avoir
Pour transformer une facture en avoir :
Rendez-vous dans :
Facturation > Documents > FacturesOuvrez la facture à l’aide de l’icône « Stylo »
Cliquez sur « Créer un avoir »
Validez la création de l’avoir.
