Des modifications de saisie dans la fiche salarié peuvent sembler anodines, cependant, des champs mal renseignés ou des dates d'application erronées peuvent entrainer des erreurs à la création des bulletins de paie et/ou en DSN.
Cette FAQ vous donne des indications pour réaliser de manière sûre cette manipulation pour 2 types de modification
Modification simple ne nécessitant pas de déclaration en DSN (correction d'erreur de saisie faisant suite directe au paramétrage du salarié, modification de salaire pour le calcul du bulletin…)
Modification nécessitant une déclaration de changement en DSN.
Des exemples concrets, pouvant être appliqués pour tout type de modification illustreront les manipulations à effectuer.
1 / Modification simple sans déclaration en DSN
Lors de l'enregistrement des modifications 2 types de pop up à saisir peuvent apparaitre. Nous allons vous donner 2 exemples concrets de modifications.
Exemple 1 :
La date du jour est le 25 mai, votre salarié a une augmentation de salaire a partir du 1er juin. Vous souhaitez que cela soit appliqué sur son bulletin de paie de juin.
Rendez vous dans l'onglet "Contrat de travail"
Cliquez sur "Modifier contrat en cours"
Modifiez le champ "Salaire de base contractuel" avec le montant souhaité
Cliquez sur "Enregistrez" : à cette étape le pop up suivant apparaitra, vous devrez y indiquer la date du 01/06/2024 (date de début du bulletin de paie de juin) :
Cliquez sur "Valider". La nouvelle rémunération s'appliquera sur le Bulletin de Paie de Juin.
Exemple 2 :
La date du jour est le 25 mai, vous avez créé le bulletin de paie de mai et vous apercevez que vous vous êtes trompé lorsque vous avez renseigné le champ "code statut catégoriel de retraite". Vous avez renseigné "non cadre" alors que votre salarié est "cadre".
Aucune DSN n'a été transmise pour ce salarié, celui-ci ayant été embauché le 1er mai.
Supprimez le bulletin "en cours "du salarié
Rendez vous dans l'onglet "Paie et protection sociale du salarié"
Modifiez le champ en indiquant la donnée souhaité
Cliquez sur "Modifier le salarié"
Le pop up suivant apparaitra vous devrez :
Indiquer la date d'application au 01/05/2024 : date de début du contrat et du 1er bulletin
DECOCHER la coche bleue du champ : elle est à laisser cocher UNIQUEMENT si vous souhaitez déclarer le changement en DSN
Cliquer sur Valider
Vous pouvez ensuite recréer le bulletin de paie.
2 / Modification nécessitant une déclaration de changement en DSN
Certaines modifications doivent être déclarées en DSN pour tenir informé les organismes dans 2 situations :
Un changement de modalité de contrat dans le cadre d'un avenant ou d'une évolution de poste
Une correction de modalité renseignée par erreur et déclarée dans des DSN
Exemple 3 :
Votre salarié Apprenti a une date de début de contrat au 01/05/2023, des bulletins de paies ont donc été réalisés et des DSN transmises. L'ASP est revenu vers vous car ils disent n'avoir pas reçu de déclaration pour ce salarié. En effet, le dispositif de politique publique est renseigné "Non concerné" depuis le début du contrat par erreur.
Vous devez donc effectuer la modification et la déclarer à l'organisme à compté de la date de début de contrat.
Rendez vous dans l'onglet "Déclaration"
Modifiez le champ :
Cliquez sur "Modifier le salarié"
Le pop suivant apparaitra vous devrez :
Saisir la date d'application à date de début de contrat
LAISSER COCHER le champ pour qu'un bloc déclaratif de changement apparaisse dans la prochaine DSN
Cliquer sur Valider
Suite à cela lorsque vous créerez la prochaine DSN, un bloc déclaratif sera automatiquement inclus à l'intérieur. Ainsi, l'organisme aura l'information lui indiquant de prendre en compte ce nouvel élément depuis la date de début de contrat du salarié.
3 / Historique de la fiche salarié
Vous avez la possibilité de contrôler les modifications effectuer depuis l'onglet "Historique des contrats" dans la fiche du salarié concerné :
Si une date d'application devait être erronée, vous pouvez cliquer sur l'icône "poubelle". Vérifiez par la suite le contenu du champ concerné.
⚠️Nous vous conseillons de contacter l'Assistance avant toute manipulation de l'historique.