La gestion de la paie est une étape clé pour toute entreprise, qu’elle soit grande ou petite. Savoir saisir correctement les variables de la paie et calculer les bulletins de salaire est crucial pour garantir une gestion fluide et conforme aux obligations légales. Cet article vous propose une vue d’ensemble du processus, tout en illustrant certains points avec des exemples concrets pour faciliter la compréhension.
Paramétrage des Salariés
Avant de commencer à saisir des variables de paie ou à calculer les bulletins de salaire, il est essentiel de paramétrer correctement les informations liées aux salariés. Cela comprend les profils de paie, les types de contrats, ainsi que les données relatives aux absences et congés. Une fois que vous avez configuré le dossier de paie de vos salariés, vous pouvez procéder à la saisie des variables de paie pour chaque mois.
Gérer les Absences et congés des Salariés
Pour saisir une absence, suivez ces étapes :
Allez dans le menu « Absence ».
Sélectionnez le salarié concerné.
Ajoutez une absence en choisissant le type d’absence (congé payé, maladie, etc.) ainsi que les dates de début et de fin.
Cliquez sur « Ajouter » pour valider.
Cela permet de prendre en compte les absences dans le calcul des bulletins de salaire. Une fois les absences ajoutées, vous pouvez passer à la création du bulletin de paie proprement dit.
Création du Bulletin de Paie
Pour créer un bulletin de paie pour un mois donné :
Accédez au menu Bulletins de Paie.
Sélectionnez le mois concerné.
Vous verrez apparaître la liste des salariés présents pour ce mois-là.
Cliquez sur l’icône pour créer un bulletin de salaire. Le bulletin sera généré à partir du profil de paie affecté au salarié.
Renseignez ensuite les variables de la paie et les heures normales par exemple 151,67 heures pour un temps plein, le salaire de base et les heures supplémentaires (par exemple, 17,33 heures pour un salarié ayant effectué 39 heures). Il est important de choisir les bonnes catégories d’heures supplémentaires, en fonction des majorations spécifiques dans votre entreprise.
Cliquez ensuite sur valider les variables. Le bulletin se calcul et s'affiche dans la partie détail du bulletin de paie.
Création d'un Bulletin de Paie Postérieur
Dans certaines situations, vous devrez créer un bulletin de paie pour une période antérieure, par exemple si une erreur est détectée après la première génération. Accédez au menu Bulletins de paie, sélectionnez le mois et l'année concernés, puis procédez aux modifications nécessaires. Le logiciel recalculera automatiquement les salaires selon les ajustements des variables, rubriques et cotisations.
Important : Il est impossible de modifier un bulletin antérieur si un bulletin d'une période postérieure a déjà été créé. Dans ce cas, il faudra annuler les bulletins postérieurs avant toute correction.
Ajout et Modification des Rubriques dans le Bulletin de Paie
Les rubriques du bulletin de paie sont essentielles pour afficher les éléments constitutifs du salaire brut. Si une rubrique manque, vous pouvez facilement l'ajouter:
Cliquez sur « Ajouter une rubrique de brut ».
Sélectionnez la rubrique manquante dans la liste proposée : Avantage en nature repas, déduction salaire exonéré stagiaire, rappel de salaire, prime exceptionnelle, prime de dimanche, rémunération mandataire social, maintien de salaire arrêt maladie, indemnité légale de fin de CDD, Indemnité légale de fin de CDD, Indemnité légale de départ à la retraite du salarié, Indemnité conventionnelle de départ à la retraite du salarié, indemnité compensatrice repas, indemnité compensatrice de préavis pour inaptitude suite AT ou Maladie Professionnelle, Indemnité compensatrice des droits compte épargne temps, Indemnités journalières de sécurité sociale brutes, Majoration heures de jours fériés 100%, Heures supplémentaires majorées 50%, Heures complémentaires majorées de 25% et heures complémentaires majorées de 12%, garantie sur le net, commentaire en haut de bulletin, avantage en nature repas et absence avec maladie avec maintien de salaire total ou partiel, absence chômage intempéries, indemnité de trajet BTP etc.
Si la rubrique que vous souhaitez ajouter n'existe pas, vous pouvez en créer une nouvelle dans le menu : Paramètres > Rubriques > Rubriques.
Si vous rencontrez des difficultés dans le paramétrage de votre rubrique n'hésitez pas à contacter l'assistance.
Cotisations Sociales et Prévoyance
Les cotisations sociales sont automatiquement gérées par notre assistance technique afin de prévenir toute erreur de paramétrage. Toutefois, vous conservez la possibilité de modifier certaines cotisations spécifiques, telles que celles de la mutuelle ou de la prévoyance.
Ces cotisations sont calculées automatiquement à partir du profil de paie du salarié. Si nécessaire, vous pouvez ajuster celles de la mutuelle ou de la prévoyance via le menu Paramètres > Caisses de cotisations.
En cas de calcul erroné, un mauvais paramétrage du profil de paie peut en être la cause. Dans ce cas, il est recommandé de contacter notre assistance technique.
Remboursement de Frais et Autres Rubriques
Dans le bas du bulletin de paie, vous trouverez les rubriques liées aux remboursements de frais (frais de transport, tickets restaurants, etc.). Ces frais peuvent être calculés et modifiés dans le menu Paramètres > Rubriques > Rubriques. Pour chaque rubrique, vous pouvez saisir les montants correspondants afin qu'ils apparaissent sur le bulletin de paie et impactent le salaire brut et net.
Prime et Indemnités Supplémentaires dans le BTP
Les primes et indemnités dans le BTP, telles que la prime de pénibilité ou la prime de chantier, doivent être spécifiées dans le bulletin de paie. Ces primes peuvent être renseignées dans les rubriques de salaire brut, et elles seront prises en compte pour le calcul du net à payer.
Pour ce faire, ajoutez simplement une rubrique spécifique à la prime ou à l’indemnité dans la section "Rubriques de salaire brut" et définissez son montant. Les primes seront ensuite intégrées au calcul global du salaire net, après déduction des cotisations sociales.
Validation du Bulletin de Paie
Une fois toutes les informations complétées, vous pourrez cliquer sur le bouton "Valider" situé en bas de la page. Cette action permettra de créer la DSN. Notez qu'aucune DSN ne pourra être générée si des bulletins de paie sont en statut "en cours". Il est donc impératif que tous les bulletins soient validés avant de pouvoir créer votre DSN.
La validation des bulletins déclenchera leur facturation le mois suivant.