Pour reprendre une comptabilité, il est indispensable de disposer de la balance comptable de l'ancien logiciel. La balance comptable vous donne la liste des comptes utilisés et leur solde. Ils devront être ressaisis ou importés à l'identique dans macompta.fr.

Cependant, si ce document n’est pas disponible lors du démarrage de votre comptabilité et dans les situations très simples, vous pouvez essayer de faire une reprise provisoire des soldes comptables à partir du bilan précédent.
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Nous insistons sur le fait que la méthode décrite ci-après ne permet qu’une reprise provisoire. En effet, si pour certains comptes vous pourrez reconstituer le solde de façon précise, ce ne sera probablement pas le cas de tous les comptes. Or le solde de tous les comptes devra être identique à celui de l’ancien système.

Ces soldes provisoires devront être modifiés lorsque vous connaîtrez les soldes définitifs.

Le bilan indique, au dernier jour de l’exercice, la situation du patrimoine de votre entreprise ou association ; A l’actif, ce que l’on possède (immobilisations, stocks, créances, etc.) et au passif les dettes et les capitaux propres.

L’exercice consiste à analyser les différents postes du bilan, actifs et passifs, et en fonction de votre connaissance de la situation financière, d’un éventuel suivi extra-comptable, essayer de détailler ces postes par comptes comptables. Notons que la démarche est à l’inverse de la démarche habituelle dans laquelle les postes du bilan sont obtenus par agrégation des comptes détaillés.

Les montants à l’actif du bilan (colonne Brut) doivent être enregistrés au débit d’un compte d’immobilisation, stock, de tiers ou de trésorerie à l’exception des amortissements et provisions (colonne n°2) enregistrés au crédit.

Les montants au passif sont enregistrés au crédit d’un compte de dettes, ou de capitaux.

Un poste peut être constitué de plusieurs comptes. Nous indiquons ci-après le n° abrégé avec les 3 premiers chiffres. Pour connaître les comptes exacts à utiliser, il est nécessaire de consulter le plan comptable général (menu Mon dossier / Comptabilité / Liste des comptes / Consulter le plan comptable dans votre dossier macompta.fr).

L'actif commence par l'actif immobilisé. Il se compose des matériels, véhicules, droits ou autres valeurs dont vous êtes propriétaire et utilisés durablement dans le cadre de votre activité (plus d'un an). On distingue les immobilisations incorporelles, corporelles ou financières.

NB : Les comptes d'amortissements reprennent le numéro de compte d'immobilisations avec un 8 intercalé en 2ème position. Par exemple, le numéro de compte du "Matériel informatique" est "2183...", le compte d'amortissements du matériel informatique sera "28183..."

Le solde des comptes d'amortissements et de provisions s'enregistre au crédit :

Les stocks, les créances et la trésorerie sont à reprendre dans les comptes suivants :

Si l’actif circulant est diminué d’une provision (montant dans la colonne 2), le montant correspondant est à enregistrer au crédit d’un compte de provision. Les comptes de provision ont le même numéro que les comptes d’actif correspondants mais en intercalant un "9" en 2ème position. Par exemple, le numéro de compte du compte "Clients" est : "411", le compte "Provisions pour dépréciations des comptes clients" sera "4911…"

Rappel : les montants au passif sont enregistrés au crédit des comptes. Certains postes peuvent avoir un montant négatif (résultat, report à nouveau) et sont alors enregistrés au débit des comptes concernés.

Si votre structure est de création récente, la reconstitution du solde des comptes sera plus aisée que si la création remonte à plusieurs années.

Pour les immobilisations, valeurs brutes, le solde des comptes reprend les acquisitions depuis l’origine. Normalement, le dernier bilan doit s’appuyer sur un état détaillé des immobilisations et des amortissements. Cet état donne par compte d’immobilisation, la liste des immobilisations détenues. Pour chaque immobilisation, sont indiqués sa date d’achat, sa description, son prix, la durée d’amortissement, cumul des amortissements pratiqués (voir menu Immobilisations dans votre dossier macompta.fr).

Dans l’attente de cet état, il va falloir reconstituer ce tableau. Pour cela, reprendre vos factures d’achat depuis la création, faire la liste des immobilisations par compte, totaliser les montants par compte pour retrouver le solde des postes au bilan.

Pour retrouver les amortissements par compte, vous pouvez créer les fiches immobilisations dans le logiciel de gestion des immobilisations de macompta.fr, lancer le calcul des amortissements, et totaliser les amortissements par compte.

Pour les clients, pour les fournisseurs, essayez de reconstituer le détail des factures qui vous étaient dues ou à payer à la date du bilan.

Pour les autres créances et autres dettes, pour retrouver le montant de la TVA à payer (ou du crédit de TVA à se faire rembourser à la date du bilan), d’autres taxes, se reporter aux déclarations.

Pour reconstituer une dette ou une créance à la date du bilan, une technique consiste à saisir les paiements des premiers mois du nouvel exercice pour en déduire la situation à la date du bilan.

Après analyse, vous devez être en mesure de récapituler dans un tableau de 2 colonnes (débit et crédit) la situation de vos comptes à la date du bilan. Dans la colonne débit, on retrouvera tous les comptes d’actif, valeurs brutes et dans la colonne crédit les comptes d’amortissements, provisions, dettes et capitaux propres.

Ce tableau s’appelle la balance comptable. Le total des montants au débit doit être égal au total des montants créditeurs. En effet, on ne peut pas posséder plus (d’immobilisations, stocks, créances, trésorerie) que ce que l’on a emprunté (dettes) + les capitaux propres.

Il est peut probable que cette reconstitution provisoire vous permette d’équilibrer le total du débit et du crédit. En attendant d’obtenir la balance définitive, vous pouvez équilibrer votre balance en y ajoutant un compte d’attente n° 471... pour le montant de la différence.

Une fois votre balance équilibrée vous pouvez allez la saisir, au 1er jour du nouvel exercice. Pour cela reportez vous à la FAQ N° 201 « Reprise d'une comptabilité existante avec saisie de la balance ».