REPRISE D'UNE COMPTABILITÉ EXISTANTE
Cette question fréquente explique comment continuer sur macompta.fr une comptabilité qui était auparavant tenue sur un autre logiciel.
Procurez-vous d'abord la balance générale de l'ancien logiciel.
La balance est le document qui liste tous les comptes ouverts et indique leur solde à une date donnée. Le solde d'un compte enregistre toutes les écritures passées dans ce compte depuis sa création jusqu'à la date indiquée par la balance. Il suffit de ressaisir à l'identique le solde de tous les comptes pour pouvoir continuer votre comptabilité sur le site.
Il n'est pas nécessaire de reprendre le détail des écritures des années passées car toutes les écritures antérieures sont intégrées dans le solde. Conservez précieusement les éditions et le fichier des écritures comptables pour les périodes précédentes en cas de contrôle.
DATE DE REPRISE DE VOTRE BALANCE
Deux cas de figure sont possibles : soit vous reprenez une comptabilité en cours d'exercice, soit vous reprenez une comptabilité au premier jour d'un nouvel exercice. Ce qui va changer, c’est la date à laquelle vous allez saisir votre balance.
Reprise de comptabilité en cours d'exercice : votre balance comptable intègre déjà les écritures saisies depuis le début de l’exercice. Elle doit être ressaisie à l'identique au dernier jour du mois de clôture de votre balance.
Exemple : votre exercice débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre. La comptabilité a déjà été saisie pour le premier trimestre. Votre balance va donc du 1er janvier au 31 mars. Vous devrez ressaisir votre balance au 31 mars.
Reprise de comptabilité au 1er jour d'un nouvel exercice : Dans cette situation, la balance doit être saisie à l’identique au dernier jour de l’exercice précédent. Pour pouvoir saisir votre balance au dernier jour de l’exercice précédent, vous devrez :
Aller dans le menu Mon Dossier / Comptabilité / Paramétrage, et renseigner les dates de votre exercice précédent.
Ressaisir votre balance au dernier jour de l’exercice précédent (Menu Comptabilité / Saisie Débit/Crédit / Opérations diverses).
Contrôler votre saisie (Menu Comptabilité / Éditions comptables / Balance), puis clôturer votre exercice dans le même menu.
Remarques :Si vous disposez de la balance de l'exercice précédent au format .csv, vous pouvez l'importer dans le menu Comptabilité / Saisie Débit/Crédit / Opérations diverses. (voir la FAQ 202 - Reprise d'une comptabilité existante avec import de balance.)
L'import se fait au dernier jour de l'exercice précédent. Il est nécessaire après l'import de clôturer l'exercice précédent pour reporter le solde des comptes de bilan (compte de N°1.. à 5..) au 1er jour du nouvel exercice. |
Sur certains logiciels, dans la balance générale, les comptes clients sont regroupés sur une seule ligne (compte 411 - Clients). Idem pour les fournisseurs (compte 401 - Fournisseurs).
Les comptes clients ou fournisseurs sont détaillés sur une balance dite auxiliaire dont le total est reporté sur la balance générale. Pour pouvoir saisir le solde de chaque compte client ou fournisseur individuellement, vous devrez donc également vous procurer ces balances auxiliaires.
PROCÉDURE À SUIVRE POUR SAISIR LA BALANCE
Aller dans le menu Comptabilité / Saisie Débit/Crédit / Opérations diverses.
Ressaisir la balance à l'identique.
Remarque :Si votre balance comporte des comptes clients ou fournisseurs, ressaisissez le solde de chaque compte individuellement. Cela facilitera le pointage des factures avec les règlements. |
Exemple :
Soit une balance au 31/12/N à ressaisir dans macompta.fr à la même date :
Code compte | Libellé compte | Débit | Crédit |
10800000 | Compte de l'exploitant |
| 30 |
21830000 | Immobilisations | 120 |
|
44566000 | TVA déductible sur autres biens et services | 10 |
|
51200000 | Banque | 100 |
|
44573000 | TVA à payer |
| 100 |
Dans la saisie d'écritures comptables on va obtenir ceci :
