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203 - Paramétrage d'un stagiaire
203 - Paramétrage d'un stagiaire
Mis à jour il y a plus de 3 mois

La gratification


D’un point de vue sémantique, la gratification est le versement d’une compensation financière au stagiaire.

Le terme rémunération qualifie un paiement en contrepartie d’un travail effectué dans le cadre d’un contrat de travail, ce qui n’est pas le cas d’un stagiaire.

Le versement d’une gratification est facultatif si la durée du stage est inférieure à deux mois consécutifs, ou 309 heures si le stage est effectué de façon non continue.

Cette durée est appréciée au cours d’une même année d’enseignement dans un même organisme d’accueil.

Dans le cas d’une durée supérieure, une gratification mensuelle est due dès le premier jour de stage.

Le montant minimum est, à défaut d’accord collectif ou de branche, de 15% du PMSS horaire : 4.05 € en 2023.

Le stagiaire doit bénéficier au même titre qu’un autre salarié de remboursement de transport et des avantages pour la restauration.

Il sera donc possible d’ajouter dans le bulletin ces rubriques, si nécessaire.

Les exonérations sociales et fiscales


Le stage bénéficie d’exonérations sur le plan social et fiscal.

Concernant les cotisations sociales, les exonérations sont les suivantes :

  • Exonération totale des cotisations chômage, AGS, dialogue social et retraite complémentaire.

  • Exonération des autres cotisations dans la limite 15% du plafond de la sécurité sociale (PMSS) horaire. Celle-ci s’applique aussi bien sur la gratification versée à titre obligatoire que facultative. On notera que pour une exonération totale, la gratification ne doit pas dépasser le minimum légal.

Sur le plan fiscal, la gratification du stagiaire est exonérée d’impôts sur le revenu, dans la limite du SMIC annuel.

Le plafond du SMIC annuel n’est pas proratisé, même pour un stage de quelques mois.

Par mesure de simplification, le SMIC du 1er janvier peut être utilisé au niveau du calcul du montant exonéré.

Le montant net imposable affiché ne tient pas compte du montant exonéré d’impôts sur le revenu. Cette dissociation est cependant bien présente en DSN, où il est repris distinctement dans différents champs :

  • la rémunération nette fiscale – champ : S21.G00.50.002

  • le montant de la part non imposable du revenu – champ : S21.G00.50.011

  • le montant soumis au PAS – champ : S21.G00.50.013

Ce sera au stagiaire de tenir compte de l’exonération d’impôts lors de l’établissement de sa déclaration de revenus.

Seule la partie dépassant l’exonération d’impôts sur le revenu est soumise au prélèvement à la source.

Déclaration en DSN


La durée du stage et le dépassement du seuil de franchise de cotisation conditionnent l’obligation de déclarer la gratification d’un stagiaire en DSN.

Trois cas sont donc possibles :

  • stage de moins de deux mois (ou 309h) + gratification inférieure au seuil de franchise : non

  • stage de moins de deux mois (ou 309h) + gratification supérieure au seuil de franchise : oui

  • stage de plus de deux mois : oui

Bulletin de paie


Jusqu’au seuil de franchise de cotisation, l’établissement d’un bulletin de paie n’est pas obligatoire.

Cependant, il est obligatoire de remettre au stagiaire un document attestant des sommes qui lui ont été versées (si cela est le cas).

Au-delà du seuil de franchise de cotisation, il est obligatoire d’effectuer un bulletin de paie.

Si nous reprenons nos trois cas précédents :

  • stage de moins de deux mois (ou 309h) + gratification inférieure au seuil de franchise : non

  • stage de moins de deux mois (ou 309h) + gratification supérieure au seuil de franchise : oui

  • stage de plus de deux mois : non mais DSN à effectuer donc indirectement l'établissement d'un bulletin de paie est à prévoir

Dans l'application macompta.fr

La création de la fiche salarié d’un stagiaire nécessite des points d’attention particuliers. Soyez vigilants pour un calcul correct du bulletin de salaire et de la DSN.

Dans cette fiche explicative, seuls les points particuliers liés au stagiaire sont évoqués. Nous vous invitons à vous aider du tutoriel 200 - Création de vos salariés disponible de l’onglet assistance.

Création de la fiche salarié - Spécificités


🔸Etape 3 de la création : Choix du profil de paie

Vous devez sélectionner le profil de paie STAGIAIRE

🔸Etape 4 de la création : Nature du contrat

Vous devez sélectionner "convention de stage (hors formation professionnelle)"

🔸Etape 4 de la création : Date de fin prévisionnelle du stage

Vous devez renseigner la date prévue de fin de stage

💡Les autres paramètres ne comportant pas de spécificités liées au statut de stagiaire, ceux-ci seront à compléter normalement.

🔸Etape 4 de la création : Temps de travail

Sélectionner "Salarié non concerné" dans l'onglet "Modalité du temps de travail"

Avant de créer le bulletin, il faudra saisir "l'horaire contractuel mensuel" et "le salaire de base contractuel" dans la fiche salarié en fonction des heures effectuées dans le mois.

💡Le calcul de la gratification d'un stagiaire s'effectue au réel

Les stagiaires ne sont pas des salariés, ils n’ont pas droit aux congés payés. Une fois la fiche salarié créée, allez dans celle-ci dans la section "Congés payés".
Renseignez "non" au paramétrage "Afficher les compteurs de congés sur le bulletin de paie"

Création du bulletin de paie


Les heures et salaire de base sont repris depuis la fiche salarié

L'exonération pour les stagiaires s'ajoute automatiquement.

DSN


La création d’une DSN mensuelle pour une période comportant un bulletin d’un stagiaire ne différera donc pas de la procédure classique.

Les tutoriels 500 et 501 relatifs au DSN sont disponibles dans l'onglet assistance pour vous aider.

Fin de contrat


Fiche salarié

Dans le cas d'une fin de stage, il vous est nécessaire d'utiliser au niveau du Motif de la rupture du contrat, le motif : "fin de relation avec l'employeur (autres que contrat de travail, convention ou mandat)".


DSN

On notera une petite spécificité : contrairement à la fin d’un contrat, à la fin du stage, aucune DSN événementielle n’est à effectuer.

La déclaration de la fin du stage est déclarée dans la DSN mensuelle du mois au cours duquel le stage a pris fin.

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