L'import des opérations diverses est activé par défaut. Pour activer la possibilité d'importer des écritures de ventes où d'achats, allez dans le menu Mon dossier / Comptabilité / Paramétrage / Plus d'options, puis activez l'option "Création de journaux supplémentaires (saisie Débit / Crédit)".
Prenons l'exemple de l'import d'un journal des ventes (l'import d'un journal d'un autre type se fera de la même manière).
Pour importer les écritures, votre fichier doit être au format texte (.TXT) ou CSV et comporter un certain nombre de données obligatoires.
Pour vérifier que votre fichier contient les informations nécessaires et voir leur emplacement, vous pouvez l'ouvrir avec le bloc notes ou un tableur. Prenons un exemple :
Les informations obligatoires sont :
la date de l'écriture : ici en deuxième colonne,
le numéro de la pièce ou de factures : ici en troisième colonne. Ce champ permet de déterminer à quelle facture se rapporte chaque ligne d'écriture mais n'est pas importé. En effet, le numéro de pièce de l'écriture sera celui généré par le logiciel,
le compte utilisé : ici en quatrième colonne
le libellé de l'écriture : ici en sixième colonne
et le montant qui peut être soit sur une colonne ou sur deux colonnes : ici les 7ème et 8ème colonnes.
Dans votre fichier, il ne doit pas y avoir de totaux ou de sous-totaux. Il faut également noter le type de séparateurs de champs : point virgule pour le format csv, le nombre de lignes d'en-tête (ici nous avons une ligne) puis le format de la date.
Une fois la structure du fichier contrôlée, allez dans le menu Comptabilité / Saisie Débit/Crédit / Journal d'import des ventes, puis cliquez sur "Import d'écritures", puis "Paramétrer".
Renseignez les données dans le paramétrage selon les numéros de colonnes, puis sauvegardez. Vous pouvez alors cliquer sur "Importer".
Si des comptes nouveaux sont importés, ils seront créés automatiquement dans votre plan comptable. Vous pourrez modifier les libellés depuis le menu Mon dossier / Comptabilité / Listes des comptes pour les comptes généraux, et Comptabilité / Partenaires, pour les comptes partenaires.