Quelle différence entre débours et refacturation de frais ?
La distinction est essentielle car elle détermine le traitement comptable et le traitement fiscal (TVA) :
Les débours
Dépenses engagées par un mandataire pour le compte et au nom d’un mandant.
Refacturation au montant exact.
Conditions strictes (souvent réservées à certaines professions : avocats, notaires, huissiers) :
Mandat écrit du client pour engager des dépenses en son nom.
Reddition de comptes précise (facturation distincte de la prestation principale).
Justification du montant exact auprès de l’administration fiscale.
Comptabilisation dans des comptes de passage.
TVA : les débours échappent à la TVA.
Les refacturations de frais
Dépenses engagées par l’entreprise pour ses besoins (ex. frais de déplacement), accessoires à la prestation principale.
Refacturation au client au réel ou forfaitaire.
Comptabilisation :
La dépense est déduite en charge.
La refacturation est constatée en produit.
TVA : les refacturations sont soumises à TVA si l’entreprise est assujettie.
Comptabilisation des débours
Les débours ne contribuent pas à former le chiffre d’affaires, à ce titre, ils ne sont pas compris dans le résultat.
C’est le client final qui va déduire la charge dans sa comptabilité et récupérer la TVA éventuelle.
Ils devront être comptabilisés dans un compte de tiers, généralement pour leur montant TTC.
On pourra utiliser le compte : 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs »
NB : Pour les utilisateurs du logiciel Facturation :
Vous devez créer un article/une prestation spécifique pour les débours. Ce compte sera rattaché au compte comptable 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ».
Pour les comptabilités en recettes / dépenses
Dans le menu Comptabilité > Saisie simplifiée > Banque, comptabilisation de la dépense qui fait l’objet d’un débours.
Pour les comptabilités de type créances / dettes
Dans le menu Comptabilité > Saisie simplifiée > Factures Fournisseurs on saisira :
Comptabilisation de la refacturation des débours au client final
Pour les comptabilités en recettes / dépenses
Dans le menu Comptabilité > Saisie simplifiée > Banque on saisira :
Pour les comptabilités de type créances / dettes
Dans le menu Comptabilité > Saisie simplifiée > Factures Clients on saisira :
Le compte 467 se retrouve ainsi soldé.
Comptabilisation des refacturations de frais
Contrairement aux débours, les refacturations de frais doivent être enregistrées comme suit :
Lors du paiement :
Comptabilisez la dépense dans un compte de charges.
Si vous êtes assujetti à la TVA, constatez la TVA déductible.
Lors du remboursement par le client :
Comptabilisez le montant refacturé dans un compte de produits.
On utilisera selon l’exemple précédent, les comptes suivants :
Le compte de charge : « 62270000 - Frais d'actes et de contentieux »
Le compte de produit : « 70850000 - Ports et frais accessoires facturés »
Lors du paiement de la facture il faudra comptabiliser la charge de manière classique
Exemple en comptabilité recettes /dépenses
Lors de la refacturation à votre client, la comptabilisation suivra ce schéma en utilisant un compte de recette distinct du compte de prestation :
