Lorsque vous avez effectué une clôture de votre exercice (partielle ou totale), ou une validation de vos écritures, les écritures validées ne sont plus modifiables ou supprimables. Le respect de cette règle est imposé par la réglementation fiscale.
Mais alors, si une écriture est erronée, comment la corriger ?
Il existe pour cela deux méthodes, la contre-passation et l’extourne.
A - LA CONTRE-PASSATION
Ce terme comptable consiste à enregistrer une opération comptable qui annule celle erronée.
Ce qui vous permettra de passer ensuite la bonne opération.
Prenons deux exemples :
Dans la saisie de la banque :
Nous avons enregistré une dépense d’un montant de 25€ dans le compte Fournitures administratives, puis l’écriture a été validée.
Or, cette dépense devait aller dans le compte petit équipement.
Voici les nouvelles écritures à passer :
1/ Enregistrement à l’envers de l’écriture initiale (la première écriture sera annulée).
2/ Puis enregistrement de la nouvelle écriture.
Voici le résultat :
Dans le menu Opérations diverses :
Une écriture de liquidation de TVA a été enregistrée et validée. Seulement, la pièce comporte une erreur. Le compte de TVA 44567000 – Crédit de TVA à reporter – utilisé est erroné. Voici les détails de la pièce comptabilisée :
Pour corriger cette opération, les opérations diverses vont être enregistrées à l’envers (les débits vers les crédits et inversement).
Puis, vous pouvez comptabiliser votre nouvelle pièce comptable.
B - L'EXTOURNE
Contrairement à la contrepassation qui consiste à annuler entièrement l'écriture erronée, l'extourne consiste à annuler une partie de l'écriture seulement. Le (ou les) compte débité par erreur est crédité pour le même montant, ce qui annule le mouvement incorrect, et le compte correct débité, ou inversement, le compte crédité par erreur est débité.
Dans le menu Opérations diverses :
Voici un exemple : Lors de la saisie d’écritures de paie, nous nous sommes trompés de compte salarié.
Voici la pièce enregistrée et validée :
1/ Enregistrement à l’envers de l’écriture erronée.
2/ Comptabilisation de la bonne écriture.
Le montant du salaire est annulé mathématiquement dans le premier compte, et affecté ensuite dans le bon compte.
En résumé, quelque soit le menu concerné, le principe est le même. Il faut annuler mathématiquement l’écriture qui est à corriger, pour que le solde revienne à zéro, puis enregistrer la nouvelle écriture.