Depuis le 1ᵉʳ septembre 2026, les factures électroniques que vous adressent vos fournisseurs via une Plateforme Agréée arrivent automatiquement dans macompta.fr, sans que vous ayez besoin de les scanner ni de les importer. Voici où les retrouver et comment suivre leur traitement, statut par statut.
Article dédié à la réception automatique - pour l'import manuel de vos factures (scan, PDF), consultez l'article Scanner ou importer des factures fournisseurs.
📌 Ce qu'il faut savoir avant de commencer
La réforme de la facturation électronique impose la réception de vos factures fournisseurs par voie électronique, via une Plateforme Agréée (PA). macompta.fr est votre Plateforme Agréée : c'est nous qui récupérons directement vos factures au format Factur-X.
Tous vos fournisseurs ne sont pas encore tenus d'émettre leurs factures par voie électronique (les PME/TPE, par exemple, ne le seront qu'à partir de 2027) : certaines de vos factures continueront donc de vous parvenir par mail ou en PDF, et resteront à importer manuellement.
1. Où retrouver les factures reçues automatiquement ?
Les factures reçues automatiquement se trouvent dans le menu Achats › Factures.
Si vous avez souscrit au logiciel comptabilité complète, et êtes en type de comptabilité créances/dettes (comptabilité d'engagement), elles cohabitent, dans ce même écran, avec les factures que vous continuez éventuellement d'importer manuellement.
Vous disposez de nouveaux filtres :
par période,
par statut,
Et selon votre abonnement :
par origine (si vous avez aussi des factures importées manuellement),
et par comptabilisation (si vous êtes en comptabilité d'engagement).
La liste Achats › Factures affiche vos factures fournisseurs, reçues automatiquement ou importées, avec leur statut.
2. Comprendre le statut d'une facture (son « cycle de vie »)
Une facture reçue via la Plateforme Agréée suit un cycle de vie normé : chaque étape par laquelle elle passe est communiquée à votre fournisseur, afin qu'il sache où en est le traitement de sa facture chez vous. C'est le principe même de la facturation électronique réglementaire.
Voici les statuts que vous pouvez rencontrer :
Le cycle nominal est Reçue par la plateforme → Mise à disposition, avec Prise en charge transmis en parallèle à votre fournisseur, avant que vous n'agissiez éventuellement sur la facture :
Statut | Ce qu'il signifie | Qui l'émet |
Reçue par la plateforme | La facture vient d'être déposée par votre fournisseur et transite par la Plateforme Agréée. Vous ne verrez généralement ce statut que dans l'historique. | Automatique |
Mise à disposition | C'est le statut qui vous indique, à vous, que la facture a bien été reçue et mise à votre disposition dans macompta.fr. | Automatique |
Prise en charge | Ce statut est communiqué à votre fournisseur, via la Plateforme Agréée, pour lui confirmer que sa facture a bien été reçue et prise en compte. Aucune action de votre part. | Automatique |
Approuvée | Vous validez la facture dans sa totalité. | Vous |
Approuvée partiellement | Vous validez une partie seulement de la facture : un motif est obligatoire, et vous pouvez ajouter un commentaire pour expliquer votre décision à votre fournisseur. | Vous |
Paiement transmis | Vous informez votre fournisseur qu'un paiement (total ou partiel) a été envoyé. | Vous |
Suspendue | Vous demandez à votre fournisseur une pièce ou un élément complémentaire nécessaire au traitement ; le dossier est mis en attente le temps de le recevoir. | Vous |
Complétée | Votre fournisseur vous indique qu'il a transmis la pièce ou l'élément complémentaire demandé lors de la mise en Suspendue : le traitement peut reprendre. | Fournisseur |
En litige | Vous signalez un désaccord ponctuel sur le contenu de la facture (erreur de montant, de TVA, référence incorrecte…), sans remettre en cause son existence, et indiquez l'action attendue de votre fournisseur. | Vous |
Refusée | Vous refusez la facture. Contrairement à En litige, ce choix a des conséquences fortes : il annule le traitement fiscal de la facture chez votre fournisseur, qui devra vous en émettre une nouvelle si nécessaire (la norme AFNOR est stricte sur cette distinction). Ce statut est définitif — aucune autre action n'est ensuite possible sur cette facture. | Vous |
Rejetée | La facture est rejetée pour une raison technique (format non conforme, erreur de la plateforme…). Ce statut est également définitif. | Automatique |
3. Faire évoluer le statut d'une facture
Ouvrez la facture depuis la liste (icône œil) pour accéder à son écran de détail : la visionneuse du document apparaît à droite, les informations fournisseur à gauche, suivies du bloc comptabilité si vous êtes en comptabilité d'engagement (créances-dettes).
Tout en bas de cet écran, le bloc Statut vous permet de faire évoluer la facture :
Choisissez la nouvelle valeur dans le menu déroulant Modification du statut ;
Cliquez sur le bouton d'action qui porte le nom du statut choisi (par exemple Approuvée) pour valider.
L'écran de détail présente les informations fournisseur, les informations du document, puis la modification du statut en bas de page.
Le menu déroulant liste les statuts que vous pouvez choisir ; le bouton d'action, ici Approuvée, valide votre choix.
Seules les actions cohérentes avec le statut actuel de la facture vous sont proposées, afin d'éviter toute erreur de traitement : une facture déjà « Refusée » ou « Rejetée », par exemple, ne proposera plus aucune action.
Selon le statut choisi, une fenêtre s'ouvre pour vous demander quelques précisions avant validation :
Statut choisi | Informations demandées dans la pop-up |
Approuvée | Aucune — simple confirmation (« En approuvant, l'émetteur sera notifié de votre approbation. ») |
Approuvée partiellement | Motif (obligatoire, liste déroulante) + commentaire libre (facultatif, recommandé) |
En litige | Motif et action attendue (obligatoires) + commentaire (obligatoire uniquement si l'action attendue est « Autre ») |
Suspendue | Motif et commentaire (tous les deux obligatoires) |
Refusée | Motif, commentaire et case à cocher de confirmation (tous obligatoires) — « Je refuse définitivement cette facture. L'émetteur sera notifié et devra réémettre une facture si nécessaire. » |
Paiement transmis | Date de paiement et montant payé (obligatoires), paiement total ou partiel, commentaire facultatif |
Tant que les champs obligatoires ne sont pas renseignés, le bouton de confirmation reste grisé : impossible de valider un changement de statut incomplet.
4. Pourquoi une pop-up s'affiche à chaque changement de statut
Contrairement à une facture importée manuellement, une facture reçue via la Plateforme Agréée est suivie par votre fournisseur : chaque changement de statut que vous effectuez lui est transmis, via la Plateforme Agréée, sous forme de compte-rendu normé.
Par exemple, si vous choisissez En litige, la pop-up suivante s'affiche :
La pop-up « En litige » demande un motif et une action attendue, obligatoires, ainsi qu'un commentaire facultatif mais recommandé.
📎 C'est pour cette raison que la pop-up de confirmation vous rappelle précisément ce qui va être enregistré dans macompta.fr et envoyé à votre fournisseur via la Plateforme Agréée. Une fois confirmé, ce message ne peut plus être annulé — vérifiez bien le motif et le commentaire avant de valider.
5. Retrouver l'historique complet d'une facture
En cas de doute sur ce qui a été fait - ou envoyé - sur une facture, l'onglet Historique (juste à côté de l'onglet Vérification) conserve la trace de tous les événements survenus depuis sa réception.
Le journal des modifications liste, du plus récent au plus ancien, chaque changement de statut. Ici, la colonne Commentaire reprend le motif saisi dans la pop-up « En litige » de l'exemple précédent.
Pour chaque ligne, vous retrouvez :
la date et l'heure précises de l'événement ;
l'événement concerné (dépôt du document, changement de statut…) ;
la donnée initiale et la donnée modifiée ;
l'origine : Plateforme Agréée, Système, ou Utilisateur (c'est-à-dire vous) ;
un commentaire qui reprend le motif, l'action attendue, la date et le montant payé le cas échéant — exactement ce qui a été renseigné dans la pop-up au moment du changement de statut.
Ce même onglet Historique existe déjà pour vos factures importées manuellement : le fonctionnement est identique, quelle que soit l'origine de la facture.
6. Comptabiliser une facture reçue automatiquement
Si vous avez souscrit au logiciel comptabilité complète, et êtes en type de comptabilité créances/dettes, vous pouvez comptabiliser une facture reçue via la Plateforme Agréée exactement comme une facture importée manuellement, depuis le même écran de détail :
le compte fournisseur et le libellé de l'écriture sont généralement pré-remplis grâce à la reconnaissance automatique du SIREN : vérifiez-les et complétez si besoin ;
vérifiez la ventilation HT / TVA proposée par taux ; vous pouvez la répartir sur plusieurs lignes si besoin ;
cliquez sur Comptabiliser pour générer l'écriture comptable.
Les contrôles habituels restent actifs : compte obligatoire, ventilation équilibrée entre le HT, la TVA et le TTC. La comptabilisation est indépendante du statut du cycle de vie : vous pouvez comptabiliser une facture avant, pendant ou après l'avoir approuvée, par exemple.
👉 Cette étape de comptabilisation dépend de votre régime comptable et de votre abonnement. Si l'option ne vous est pas proposée, votre facture reste malgré tout parfaitement reçue, traitée et historisée.
7. Cas particulier : si vous recevez des autofactures
Si vous avez mis en place l'autofacturation avec un client (c'est lui qui émet vos factures de vente en votre nom, sous mandat), ces documents arrivent eux aussi dans Achats › Factures — mais vous n'y êtes pas acheteur : vous êtes vendeur.
Ces factures sont identifiées par le type Autofacturation sur leur ligne.
Vous ne pouvez émettre que deux statuts de votre côté : Refusée (cas rare, par exemple un mauvais destinataire) et Encaissée, une fois le paiement reçu. Les autres statuts, posés par votre client ou par la plateforme, restent en lecture seule.
Le statut Encaissée ouvre sa propre fenêtre : la ventilation par taux de TVA est pré-remplie depuis la facture, et vous pouvez déclarer un encaissement total ou plusieurs encaissements partiels successifs, jusqu'à solder le montant.
Si vous êtes en comptabilité d'engagement (créances-dettes), rappelez-vous qu'une autofacture doit, en l'état actuel, être comptabilisée manuellement en tant que facture de vente (et non fournisseur) : aucune écriture n'est générée automatiquement pour ce cas.
8. Questions fréquentes
Dois-je continuer à importer mes factures manuellement ?
Dois-je continuer à importer mes factures manuellement ?
Seulement pour les factures qui ne vous parviennent pas par voie électronique via une Plateforme Agréée (par exemple certains fournisseurs non encore équipés, ou des reçus/notes de frais). Si vous êtes en comptabilité d'engagement (créances-dettes), les deux modes coexistent dans le même écran, sans aucune manipulation de votre part pour choisir l'un ou l'autre.
Que se passe-t-il si je ne fais rien sur une facture reçue automatiquement ?
Que se passe-t-il si je ne fais rien sur une facture reçue automatiquement ?
Elle reste visible dans votre liste avec le statut « Mise à disposition ». En parallèle, le statut « Prise en charge » a été transmis automatiquement à votre fournisseur pour l'informer que sa facture a bien été reçue. Vous pouvez la comptabiliser sans changer son statut, et faire évoluer son statut plus tard si besoin.
Mon fournisseur voit-il tout ce que je fais sur sa facture ?
Mon fournisseur voit-il tout ce que je fais sur sa facture ?
Il est informé de chaque changement de statut (approbation, litige, paiement…) ainsi que du motif et du commentaire éventuellement associés, car ces informations lui sont transmises via la Plateforme Agréée. Les informations strictement internes à votre comptabilité (compte, ventilation analytique…) ne lui sont jamais communiquées.
Puis-je annuler un changement de statut effectué par erreur ?
Puis-je annuler un changement de statut effectué par erreur ?
Le statut envoyé ne peut pas être supprimé de l'historique : vérifiez bien le statut et les informations saisies dans la pop-up avant de confirmer. Cela ne bloque pas forcément la suite du traitement : selon la situation, un nouveau statut pourra ensuite être transmis (par exemple pour corriger le tir après une erreur).
Que faire si une facture reste bloquée au statut « Rejetée » ?
Que faire si une facture reste bloquée au statut « Rejetée » ?
Ce statut signale un problème technique (format non conforme, erreur de la plateforme…) et non un choix de votre part. Il est définitif : demandez à votre fournisseur de vous renvoyer une nouvelle facture.
Pour aller plus loin
Vous souhaitez importer une facture reçue par un autre canal (email, courrier) ? Consultez l'article Scanner ou importer des factures fournisseurs.