Ce qu'il faut savoir avant de commencer
Cet article concerne toutes les factures du tableau Achats > Factures :
les factures importées et océrisées (voir 431 - Scanner ou importer des factures fournisseurs) ;
les factures électroniques reçues via la plateforme agréée (voir Recevoir et traiter automatiquement vos factures fournisseurs via la plateforme agréée).
La vérification et la comptabilisation sont identiques dans les deux cas ; seuls les statuts diffèrent selon l'origine de la facture.
Pour une facture reçue via la PA, seuls le compte fournisseur, les champs de ventilation de TVA et le statut sont modifiables. Les autres informations sont reprises telles qu'émises par le fournisseur.
1. Ouvrir la facture
Dans Achats > Factures, le tableau affiche par défaut tous les statuts. Double-cliquez sur une facture pour ouvrir sa prévisualisation.
2. Vérifier et compléter les informations
Dans la prévisualisation, vous pouvez :
vérifier et corriger les informations pré-remplies ;
créer une fiche fournisseur, ou modifier une fiche existante, sans quitter le module ;
attribuer un statut à la facture.
Factures importées : à l'import, la facture est au statut « Mis à disposition ». Vous pouvez ensuite lui attribuer l'un des trois statuts internes suivants, qui ne sont pas transmis au fournisseur.
Statut | Signification |
En attente | Facture reçue, en cours de traitement |
Approuvée | Facture vérifiée, prête à être comptabilisée |
Refusée | Facture écartée (doublon, erreur, facture non due). Elle peut tout de même être comptabilisée. |
Factures reçues via la PA : à réception, la facture est au statut « Pris en charge ». Les statuts suivent ensuite le cycle de vie réglementaire et sont transmis au fournisseur (voir Recevoir et traiter automatiquement vos factures fournisseurs via la plateforme agréée). Un refus y est définitif et transmis également à la DGFiP.
Quel que soit son statut, y compris Refusée, une facture peut être comptabilisée.
La comptabilisation est indépendante du statut.
⚠️ SIREN différent : si le SIREN de la facture ne correspond pas à celui de la fiche fournisseur sélectionnée, le logiciel vous propose de mettre à jour la facture ou la fiche. Cela n'empêche pas la comptabilisation.
⚠️ Champs obligatoires : le libellé et certains champs sont obligatoires pour valider la facture. La date de la facture doit être comprise dans l'exercice comptable en cours.
⚠️ Ventilation : le compte est obligatoire et la ventilation entre HT, TVA et TTC doit être équilibrée. Vous pouvez répartir la ventilation proposée sur plusieurs lignes si besoin.
3. Comptabiliser
Une fois les informations vérifiées, cliquez sur Comptabiliser.
L'écriture est visible dans Comptabilité > Saisie simplifiée > Facture Fournisseurs.
La facture est automatiquement jointe à l'écriture : cliquez sur l'icône pièce jointe de l'écriture pour la consulter à tout moment.
Après comptabilisation, l'écriture reste modifiable depuis la saisie comptable, selon vos droits habituels. Pour une facture reçue via la PA, cette modification ne touche ni la facture électronique d'origine ni son historique.
Pour annuler une comptabilisation, supprimez l'écriture comptable : la facture repasse alors en « non comptabilisée » dans le module Achats.
Et ensuite ?
Pour suivre et enregistrer le règlement de vos factures, consultez l'article 428 – Échéancier et paiements Fournisseurs.