IMPORT DE FICHES PARTENAIRES
Macompta.fr vous permet d'importer des fichiers de tiers : clients, fournisseurs, salariés, adhérents ou associés.
Si vous disposez d'un fichier comprenant de nombreux enregistrements, il vous sera possible d'importer rapidement : nom, adresse, coordonnées téléphoniques ou mail et de créer les comptes correspondants.
Le fichier peut être au format texte (.TXT) ou CSV et comporter certaines données obligatoires. Pour vérifier le contenu de votre fichier, vous pouvez l'ouvrir avec le bloc notes ou un tableur.
Prenons l'exemple de ce fichier client (l'import d'un autre type de tiers fonctionnera sur le même principe) :
Les informations obligatoires sont :
Le nom du compte à créer ou la raison sociale : dans cet exemple la 1ère colonne
Le code comptable du client : ici en 2ème colonne. Ce code va servir à créer le compte du client, le numéro du compte créé sera égal au code du client précédé de la racine 411.
Attention, cette racine est renseignée par défaut dans le logiciel, il n'est donc pas nécessaire de l'intégrer dans les codes du fichier. Le code renseigné dans le fichier pour être alphanumérique et contenir jusqu'à 12 caractères. |
Les informations facultatives sont :
le nom du contact
Le numéro de TVA intracommunautaire
L'adresse
Le code postal
La ville
Le pays
Le téléphone portable
Le téléphone fixe
L'email
Une fois la structure de votre fichier identifiée, allez dans le menu Comptabilité / Partenaires / Clients, puis cliquez sur le bouton "Importer".
Cliquez ensuite sur paramétrer vous allez devoir enseigner ici la structurer de votre fichier.
Il faut également noter le type de séparateurs de champs du fichier. En général, pour du csv : point virgule, tabulation ou virgules.
Déterminez le nombre de lignes d'en-tête avant le premier contact. Dans notre exemple, il y a une ligne d'en-tête.
Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur "Sauvegarder", puis "Choisir un fichier". Enfin, une fois sélectionné, cliquez sur "Importer".
Vous pouvez ensuite vérifier que clients ont été correctement importés.
IMPORT DE FICHES ARTICLES
Pour paramétrer l'import de votre fichier, allez dans le menu Mon dossier / Devis facturation / Articles et prestations, et cliquez sur l'icône "Import".
L'import de fiches articles se fait de la même manière que les fiches partenaires.
Le fichier à importer doit comporter différents éléments obligatoires tels que :
le code article : dans cet exemple en première colonne,
une désignation : ici en deuxième colonne
un prix : ici en troisième colonne
et un compte comptable : ici en quatrième colonne, auquel sera rattaché l'article.
Notez que ces comptes comptables doivent être créés dans votre dossier avant d'effectuer l'import. La création des comptes se fait dans le menu Mon dossier / Comptabilité / Liste des comptes.
Pour effectuer l'import de votre fichier, cliquez sur l'icône "Import", puis "Paramétrer".
Comme pour tous les autres imports, renseignez dans le paramétrage le type de séparateurs de champs et le nombre de lignes d'en-tête.
Renseignez également quelles colonnes correspondent à quelles données, puis sauvegardez.
Choisissez votre fichier, puis cliquez sur "Importer".