La fonction de Gestion de relances clients vous permet d’éditer la liste des factures dont la date d’échéance est dépassée et de relancer vos clients par mail ou courrier.

Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs ayant le logiciel de Facturation.

Allez dans le menu Mon dossier / Comptabilité / Modèles de relances.

4 modèles de relances sont mis à disposition :

Les objets et corps de messages peuvent être personnalisés en sélectionnant chacun des niveaux :

Les en-têtes et pieds de page seront repris automatiquement du paramétrage appliqué sur vos documents commerciaux (Mon dossier / Devis facturation / Paramétrage).

Avant de faire vos relances, si vous tenez une comptabilité de trésorerie (recettes / dépenses), les factures doivent être pointées (payées / non payées) dans le menu Devis Facturations / Factures.

Si vous tenez une comptabilité d’engagement (créances/dettes), vos comptes clients doivent être parfaitement “lettrés” ( voir FAQ 411 – Lettrage des comptes partenaires). En effet le lettrage permet d’indiquer automatiquement le statut “payé” sur une facture.

Allez dans le menu Comptabilité / Partenaires / Clients / Relances.

Un tableau vous permet de filtrer les factures par clients, dates d’échéance ou encore par le niveau de dernière relance effectuée.

L'option "Afficher uniquement les comptes ayant un solde > 0€" n'est disponible que pour la comptabilité d'engagement (créances/dettes).

Une fois vos filtres renseignés, il vous suffit de cliquer sur «valider».

La case à cocher tout à droite vous permet de sélectionner une ou plusieurs factures. Une fois sélectionnées, vous pouvez cliquer sur «envoyez les relances par mail» ou «téléchargez les relances».

La première option enverra automatiquement votre relance par email à l’adresse que vous avez renseigné dans la fiche de votre client via le menu Comptabilité / Partenaires / Clients / Liste.

La seconde option téléchargera toutes les relances sous un fichier .zip, idéal pour conservation ou impression et envoi postal.

Après l’envoi ou le téléchargement de votre relance, le logiciel appliquera automatiquement le niveau supérieur de relance.