Les ventes sur une boutique en ligne présentent plusieurs particularités :

Le paiement se fait généralement comptant, la proportion de clients non récurrents est souvent importante. Le volume des factures peut être très important.

Se pose alors la question de l'enregistrement comptable de vos ventes : faut-il tenir une comptabilité créances dettes avec enregistrement des ventes dans des comptes clients ou peut-on se contenter d'un enregistrement direct en banque du règlement (comptabilité recettes dépenses) ?

Rappelons d'abord qu'en comptabilité recettes dépenses, les ventes sont enregistrées en une seule écriture, à la date du paiement, dans un journal de banque (menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Banque dans macompta.fr). En contrepartie de l'arrivée des fonds sur le compte en banque, on impute le chiffre d'affaires hors taxes dans un compte de produits (classe 7) et la TVA dans un compte de TVA.

En comptabilité créances dettes, on enregistre deux écritures, la vente, puis le règlement. L'enregistrement de la vente se fait à la date de la facture, dans un journal de vente (menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Factures clients dans macompta.fr). Le montant de la facture est enregistré dans un compte client, dans le compte de chiffre d'affaires et le compte de TVA. À la date du paiement, on enregistre le règlement en banque, dans le menu Banque et on solde le compte client.

Si la date de la facture et celle du paiement sont identiques, ce qui est la définition d’une vente avec paiement comptant, vous avez tout à fait le droit, quelque soit le montant de votre chiffre d’affaires et votre forme juridique d’enregistrer vos ventes directement par la banque.

Notons que même si ces dates sont différentes, pour les entreprises ne dépassant pas les seuils du régime simplifié fiscal, soit 789 K€ pour une activité d’achat revente, de location meublée ou 238 K€ pour une activité de services, un enregistrement en recettes dépenses reste possible.

Voyons les particularités de chaque méthode :

Les encaissements sont saisis chaque jour dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Banque. En plus du compte banque, les comptes utilisés sont les comptes de chiffre d’affaires et de TVA. Si vous disposez de vos relevés bancaires au format txt ou csv, macompta.fr vous permet d’importer toutes vos écritures, chaque jour ou mensuellement en quelques clics, et de les imputer automatiquement dans les bons comptes.

Cette méthode présente l’immense avantage d’être très simple et très rapide. Il n’est pas nécessaire de récupérer vos ventes sur le back office de votre boutique. Vous veillerez simplement à conserver le détail de vos ventes à l’appui de vos recettes en cas de contrôle.

Autre avantage, le volume des écritures comptables est moitié plus faible. Vous n'encombrez pas votre comptabilité avec des centaines, voire des milliers de lignes dont l'intérêt est discutable puisque les opérations sont, par hypothèse bouclées.

Avec cette méthode, vous ne disposez pas de comptes clients en comptabilité. Il faudra vous contenter de votre boutique pour voir l’historique des ventes pour un client, vérifier un solde dû. Si vos ventes ne se font pas comptant, si pour vous l’enregistrement des ventes dans des comptes clients en comptabilité est important, il faudra adopter une comptabilité créances dettes.

Le volume des opérations d'une boutique en ligne peut être très important. Cela exclu une ressaisie manuelle des ventes en comptabilité.

Si vous utilisez une application type Prestashop pour gérer votre boutique en ligne, vous pourrez éditer un listing des commandes facturées mais pas un journal des ventes. Or seul un journal des ventes peut être importé dans un logiciel comptable.

Votre boutique en ligne, vous donnera un listing de commande qui ressemblera à peu près à ça :

Alors qu'il faudrait avoir un tableau de ce type :

Remarques :

Seuls les factures et les paiements sont enregistrés en comptabilité, pas les commandes.

N° compte client : la racine doit être 411… Vous pouvez utiliser un compte client collectif ou individuel selon les besoins. Le compte client enregistre le TTC de la facture.

N° de compte de chiffre d’affaires (compte de produits) : la racine doit être 701 pour la vente de produits fini, 707 pour la vente de marchandises (se reporter au plan comptable général). En général on utilise un compte par catégorie ou famille d’articles. Le compte de chiffre d’affaires enregistre le HT de la facture. Si une facture reprend plusieurs articles relevant de catégories différentes, le compte de chiffre d’affaires peut être ventilé sur plusieurs comptes. Le transport peut être regroupé avec le compte de chiffre d’affaires des articles ou enregistré dans un compte spécifique (exemple 708… produit des activités annexes).

N° de compte de TVA : on utilise un compte de TVA collectée par taux. La racine doit être 4457…

Si vous êtes un as en tableur vous pouvez essayer de générer un journal des ventes à partir de votre fichier de ventes. Avec les fonctions ‘rechercher / remplacer’ pour remplacer chaque taux de taxe par un compte de TVA, chaque catégorie d’article par un compte de chiffre d’affaires, chaque client par un compte client et une macro commande pour remplacer une ligne de vente par trois lignes d’imputation comptable, l’exercice est réalisable mais vous prendra pas mal de temps.

Mais vous pouvez également beaucoup plus simplement, installer des modules complémentaires Prestashop pour générer un journal des ventes. Par exemple le module de DMU export comptable & EBP que nous avons testé, initialement développé pour EBP mais qui fonctionne très bien avec macompta.fr.

Si vous avez fait développer votre boutique en ligne et que le journal des ventes n’était pas prévu dans le cahier des charges, il va falloir rappeler votre prestataire et prévoir un petit budget supplémentaire.

Vous avez votre journal des ventes au format csv. Il s’importe dans macompta.fr en quelques clics (voir la FAQ N° 204 – imports de journaux).

L’import met à jour le chiffre d’affaires, la TVA et les comptes client utilisés.

Les paiements peuvent par la suite, êtres saisis ou importés dans le menu Banque, à partir d’un fichier csv en provenance de votre banque. Si vous avez choisi d’imputer les factures dans des comptes clients individuels il faudra également ventiler vos encaissements entre les comptes clients.