SAISIE DES ACHATS, VENTES ET DE LEUR RÈGLEMENT
En comptabilité "recette-dépenses" (voir la question "Quel type de comptabilité choisir ? ") vous devez utiliser :
Le menu Banque pour toutes les dépenses et recettes qui apparaissent sur le compte bancaire professionnel,
Le menu Caisse pour toutes les dépenses et recettes en espèces qui sont payées par la caisse de l'entreprise ou de l'association (voir la question "Faut-il créer une caisse ?").
En comptabilité recettes dépenses, on n'utilise pas de comptes clients ou fournisseurs. Les achats et les ventes sont enregistrés au moment de leur paiement, sans utiliser ces comptes.
Les auto-entrepreneurs et les utilisateurs de la version simplifiée de la comptabilité macompta.fr ne peuvent saisir qu'en recettes-dépenses.
En comptabilité "créances-dettes", vous devez :
Enregistrer dans un premier temps vos charges et vos produits dans les menus Comptabilité / Saisie simplifiée / Factures clients, Factures fournisseurs à leur date d'engagement (date de facture). En contrepartie, le montant à payer ou à recevoir est enregistré temporairement dans un compte "fournisseur", ou "client".
Ce n'est que lorsque vous enregistrez le paiement de la facture dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Banque ou Caisse au moment du règlement, que le compte client ou du fournisseur est annulé (on dit soldé).
En pratique pour certaines dépenses payées comptant (ex : petites dépenses par carte bancaire), vous pouvez saisir la facture et le paiement en une seule écriture dans le menu Banque pour simplifier votre saisie.
Pour la saisie de vos avoirs Factures fournisseurs et Factures clients, renseignez le signe "-" devant le montant. Le logiciel l’interprétera comme un avoir.
SAISIE DES NOTES DE FRAIS
Le menu Notes de frais est à utiliser si vous souhaitez enregistrer dès leur engagement, les dépenses qui ont été payées personnellement par un dirigeant, un associé, un salarié... et qui lui seront remboursés par la suite.
1 ère étape : Saisissez en dépenses (charges) les frais, à la date à laquelle ils ont été engagés. En contrepartie, le site enregistre automatiquement une dette envers celui qui a payé (compte de l'associé, de l'exploitant ou du salarié concerné).
2 ème étape : Remboursement des notes de frais. Le décaissement sera saisi dans le compte de l'associé, de l'exploitant ou du salarié dans le menu Banque ou Caisse en choisissant la rubrique "paiement note de frais" ou "autres postes".
Pour simplifier, il est possible de sauter la 1 ère étape et ne saisir les frais qu'au moment de leur remboursement, dans le menu Banque ou Caisse. Dans la Banque ou la Caisse imputer les dépenses en dépenses (charges) et non dans le compte de la personne à remboursée. Cette solution est plus rapide mais votre compte de résultat n'enregistre que plus tard les dépenses faites et non payées.
N'utilisez pas le menu Notes de frais pour saisir des dépenses faites avec la carte bancaire de l'entreprise ou de l'association. Celles-ci seront bien débitées sur le compte de la structure et n'ont pas à être remboursées. Elles seront comptabilisées normalement dans le menu Banque.
SAISIE DES OPÉRATIONS DIVERSES (MENU COMPTABILITÉ / SAISIE DÉBIT/CRÉDIT / OPÉRATIONS DIVERSES)
Le menu Opérations diverses vous permet de saisir toutes les écritures qui ne concernent pas la banque, la caisse, les notes de frais, ou les factures clients et fournisseurs.
Il vous permet de saisir des écritures complexes en cours d’année (écritures de paie, de liquidation de TVA ou d’import de balance) ou des écritures de fin d’exercice (amortissements, provisions, régularisations, etc.)