Pour saisir des opérations en caisse, assurez-vous que le journal de caisse est actif dans le menu Mon Dossier \ Comptabilité \ paramétrage \ Options de saisie.

Cela fera apparaître un menu de saisie de la caisse dans le menu Comptabilité \ Saisie simplifiée.

Le menu Caisse est normalement utilisé pour enregistrer des recettes en espèces (billets et pièces).

Cependant, en pratique, on l'utilise fréquemment pour enregistrer les recettes relevant de moyens de paiement différents (espèces, chèques, cartes bancaires, tickets restaurant).

L'enregistrement des recettes en caisse peut se faire à chaque opération, en regroupant le total des opérations d'une journée, ou plus simplement en regroupant les recettes d'un mois. Cependant, au plan fiscal, si l'enregistrement des recettes de caisse est regroupé en une seule écriture, il reste indispensable de justifier des recettes en détail. Le détail peut être enregistré sur un registre papier, livre de caisse ou tout autre support.

Prenons un exemple :

Les recettes du jour J s’élèvent à 700 € (dont des recettes à 5.5 % pour 200 €, et des recettes à 20 % pour 500 €).

Ces recettes ont été payées en espèces pour 400 €, en chèques pour 200 €, en carte bleue pour 50 €, en tickets restaurants pour 50 €, soit un total de total 700 €.

Voici comment enregistrer ces recettes :

Aller dans Mon Dossier / Comptabilité / Liste des comptes et s’assurer qu'il existe un compte pour chaque moyen de paiement et type de recettes utilisé, sinon il faut les créer. Ces comptes peuvent être créés en cours de saisie /

Pour les valeurs à l'encaissement, les comptes à utiliser seront :

Les comptes de recettes (comptes enregistrant le Chiffre d'affaires et la TVA) ont normalement été créés à l'ouverture de votre dossier dans macompta.fr. Assurez-vous qu'il existe un compte de recettes par taux de TVA. Les comptes de chiffre d'affaires doivent avoir un numéro commençant par 707... pour les ventes de marchandises, 706... pour les prestations de services. Les comptes de TVA collectée doivent avoir un numéro commençant par 4457...

Aller ensuite dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Caisse.

Enregistrer l’écriture selon le modèle suivant en utilisant la saisie d’écritures de plusieurs lignes

La validation entraîne la saisie de la recette de 700 €, dont :

Le solde est enregistré sous forme d'espèces proprement dites.

Cette écriture permet d'enregistrer le chiffre d'affaires réalisé, la TVA à reverser. En contrepartie, l'écriture a permis d'enregistrer les chèques, tickets restaurants, cartes bancaires ou espèces reçues.

Dans l'écriture précédente, les chèques, tickets restaurant et autres cartes bancaires ont été enregistrés dans des comptes de "valeurs à l'encaissement". Ces valeurs sont en attente d'encaissement : en réalité ces valeurs sont peut être encore dans la caisse enregistreuse, dans une enveloppe en attente de remise en banque ou à la société émettrice des tickets restaurant".

Lorsque ces valeurs seront remises en banque et créditées sur votre compte, il faudra enregistrer l'encaissement définitif :

Aller dans le menu Comptabilité / Saisie simplifiée / Banque et saisir une recette en utilisant le compte de valeur à l'encaissement concerné.

Pour enregistrer la remise des espèces proprement dites en banque il faut procéder en deux étapes. La première enregistre la sortie de la caisse, la deuxième l'arrivée sur le compte en banque. Les écritures à passer dans ce cas sont détaillées dans la question fréquente : Comment enregistrer un transfert de fonds entre la banque et la caisse ou entre banques ?