Pour rappel, nos FAQ "102 Bis - Comptabilité recettes et dépenses" et "102 Ter - Comptabilité créances et dettes" vous expliquent la différence entre ces deux types de comptabilité.
Si vous décidez de changer de type de comptabilité, comment procéder ?
Nous donnons ici des conseils pour choisir la date de la bascule et procéder au changement.
La date de la bascule est importante. Selon le sens du changement, il est préférable que la bascule soit faite en fin d’exercice ou en début d’exercice comptable.
Si le changement doit être fait en cours d’année, la bascule devra se faire en fin de mois ou au début du mois suivant.
PASSAGE DE RECETTES / DÉPENSES (TRÉSORERIE) VERS CRÉANCES / DETTES (ENGAGEMENT)
Pour mémoire, dans cette situation, seules les factures reçues et payées sont enregistrées en comptabilité avant la bascule. Après la bascule, les factures seront enregistrées dès leur réception. Il s’agit donc de collecter et de saisir toutes les factures reçues et non payées au jour de la bascule, pour éviter un « trou » dans l’enregistrement.
Dans ce sens il est préférable que la bascule se fasse au dernier jour de l’exercice comptable. En cas de changement en cours d’année, la bascule se fera le dernier jour du mois.
À faire :
Dans le menu Mon dossier / Comptabilité / Paramétrage, choisissez le type de comptabilité Créances / Dettes.
Collectez toutes les factures clients et fournisseurs non payées et dont la date est antérieure ou égale à la date du changement.
Saisissez-les dans les menus Comptabilité / Saisie simplifiée / Factures fournisseurs à la date de la bascule.
À partir de cette date :
Toutes les factures clients et fournisseurs devront être saisies dans le menu Factures dès réception.
Dans la saisie de la banque, imputez tous les règlements dans les comptes clients et fournisseurs (et non plus en comptes de dépenses et recettes)
PASSAGE DE CRÉANCES / DETTES (ENGAGEMENT) VERS RECETTES / DÉPENSES (TRÉSORERIE)
Pour mémoire, sans cette situation, les factures clients et fournisseurs sont toutes enregistrées en comptabilité, même si elles ne sont pas payées. Pour un enregistrement au moment du paiement, il est préférable d’annuler toutes les factures non payées, au 1er jour du nouvel exercice, ou au 1er jour du nouveau mois.
À faire :
Procédez à l’inventaire de toutes les factures clients et fournisseurs qui ont été enregistrées mais pas soldées (donc dont le paiement n’est pas encore intervenu). Pour cela, éditez le grand livre des factures Clients et fournisseurs non lettrées dans le menu Comptabilité / Éditions comptables / Grand livre.
Dans les menus Comptabilité / Saisie simplifiée / Factures clients et Factures fournisseurs , annulez ces factures en enregistrant des avoirs à la date de changement. Pour enregistrer des avoirs, il faut enregistrer les mêmes opérations avec les montants négatifs en utilisant le signe
« - ».Contrôlez que les comptes clients et fournisseurs sont tous soldés. Toutes les fiches doivent être à zéro, dans le menu Comptabilité / Partenaires.
Effectuez le changement de paramétrage en allant dans Mon dossier / Comptabilité / Paramétrage / Type de comptabilité.
NB : La validation des factures dans le menu Devis / Facturation ne générera plus d’écritures comptables.
Dans la banque, il faudra désormais affecter les paiements directement dans les comptes de recette et dépense.